Тайм-менеджмент: пять популярных техник управления временем

Многим знакома ситуация: день пролетел, а сделано — ничего. Мы все иногда что-то не успеваем. Иногда что-то важное — и это особенно обидно. Однозначно, каждый из нас мог бы делать больше, если бы чуть лучше управлял собой и своим временем.

Как вы можете догадаться, в творческом коллективе вопрос тайм-менеджмента стоит особенно остро. Поэтому по просьбам трудящихся сегодняшняя статья посвящена различным методикам тайм-менеджмента. Этих самых методик огромное множество, и чтобы облегчить вам выбор, мы собрали здесь пять техник, которые понравились больше всего. Выбор за вами!

Начнем с понятий

Тайм-менеджмент — это методы управления временем. А еще — техники самоорганизации и управления собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Чем больше задуманного и четко спланированного мы успеваем сделать, тем выше качество нашей работы и жизни. А в современных условиях постоянных изменений и ускорений системное распоряжение временем особенно актуально и помогает помогает сохранять фокус на важном, не отвлекаясь на второстепенное.

Практически все методики тайм-менеджмента состоят из трех компонентов: приоритизация, планирование, структурирование.

• Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к выполнению.
• Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует выполнить и сколько времени на это уйдет.
• Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Мы выбрали для вас пять методик, о которых поговорим подробнее.

№1. Техника Pomodoro,
или «Система 25 минут»

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Засекал время по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — это и дало название методу.

В чем заключается: нужно поставить таймер на 25 минут и в течение этого времени выполнять работу, ни на что не отвлекаясь. После сделать перерыв пять минут и повторить цикл заново. Через каждые четыре цикла можно сделать большой перерыв на 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за масштабные задачи и выполнить их лучше. Метод «Помидора» спас миллионы проектов, карьер и судеб. Это самое мощное оружие в борьбе с прокрастинацией и самый простой способ сконцентрироваться на сложных задачах.

Кому подходит: абсолютно всем. Особенно хорош, когда нужно долго делать монотонную работу — например, сверстать годовой отчет, написать статью, выучить сотню билетов к экзамену.

№2. Принцип «Девяти дел»,
или Принцип
«1–3–5»

В чем заключается: схема такая — 9=1+3+5. За день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. Во-первых, метод помогает выстроить четкую иерархию задач. Во-вторых, вы всегда помните о первоочередной большой задаче. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.

Кому подходит: метод универсальный. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами, сколько категориями дел и задач.

№3. Автофокус

Кто придумал: Марк Форестер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.

В чем заключается: сначала нужно выписать все дела в один список, затем неспешно его читать, пока глаз не остановится на какой-то одной задаче (это должно произойти само собой, интуитивно). Если вы почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново, каждый раз выбирая себе дело по душе.

Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определенному плану. А также тем, кто работает без жестких дедлайнов или тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но если нужно четко соблюдать сроки, метод «Автофокуса» не подойдет.

№4. Fresh or Fried

В чем заключается: с утра, сразу после сна, мозг человека в самом расцвете сил, бодр и свеж. Затем, в течение дня, он «жарится» — устает. Понятно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.

Поэтому рекомендуется:

1. вечером составить список дел на завтра;
2. самые важные и сложные дела поместить в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг еще в силах;
3. те дела, что не так сложны, важны и приятны, можно запланировать на вторую половину дня;
4. на следующий день выполнять дела по списку, а в конце дня составить новый список на завтра.

Кому подходит: любителям откладывать дела в долгий ящик.

№5. Система 4D

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чем заключается: автор предлагает к каждому делу применить одно из четырех действий.

• Do (сделать). Важные задачи, их нельзя забыть, отложить или передать.
• Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то, если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или уже неактуальны. Их безжалостно удаляем.
• Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Но, откладывая дело, четко задайте срок, когда вы к нему вернетесь.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда конкретно стоит заняться каждым делом из списка.

Экономим время, заканчиваем

Если вам не понравилась ни одна из методик, то в интернете есть десятки статей, рассказывающих о других методах продуктивности и тайм-менеджмента. Обязательно посмотрите их и найдите вариант для себя: ведь время — наш самый ценный ресурс. Не игнорируйте его, иначе оно убежит еще быстрее — как всегда, безвозвратно.