Как правильно озадачить коллегу?

Задача — как много в этом слове вселенской корпоративной боли. Задача — вещь непредсказуемая, она может прилететь тебе мимоходом в коридоре, может за обедом, пока ты пытаешься погрузиться в пучину борща, может в разговоре тет-а-тет с руководителем, может от соседа по опенспейсу, а может на постановочной встрече по проекту. Задача может звучать как приказ, как просьба, как мольба, как угроза.

В этой статье делимся опытом — как правильно поставить задачу, чтобы коллега все понял и все сделал круто.

SMART

Сначала немного теории, довольно интересной. Лучший способ правильно поставить задачу — это иметь список критериев, которые нужно учесть при постановке. Наиболее популярный список таких критериев — модель SMART, предложенная Питером Друкером.

Что в себя включает SMART

• Specific — конкретность
• Measurable — измеримость
• Achievable — достижимость
• Relevant — уместность
• Time bound — определенность во времени

Стоит заметить, что SMART стоит использовать не как порядок, в котором нужно формулировать задачу, а как набор критериев, которым она должна соответствовать.

А теперь давайте поговорим подробнее о том, как надо делать, а как — нет.

Как не надо

Мы выделили несколько важных моментов, на которые стоит обратить внимание и от которых стоит избавиться.

Чаще всего фокус делается на четырех вещах:

1. Коллега сам не дурак. Мы бываем уверены, что коллега сам догадается о деталях задачи, что ему не нужно что-то объяснять. Вот одна из наших самых популярных ошибок. Советуем всегда находить несколько минут, чтобы объяснить детали, вместе проговорить задачу. Поверьте, это наверняка предотвратит ошибки, конфликты и миллион будущих правок.

2. «Быстро», «скоро», «не так срочно». Слова, которые наводят суету и порождают недопонимание. Смысл, который вы вкладываете в слово «скоро» или «быстро», может сильно отличаться от восприятия ваших коллег. Вы можете думать, что «скоро» подразумевает «в течение часа», а ваш коллега, которому не обозначили дедлайн, будет уверен, что у него есть на задачу несколько дней. Такие недопонимания могут иметь серьезные последствия, как минимум — факап со сроками проекта.

3. Отсутствие референсов. Примеры особенно полезны в том случае, если человек до этого не выполнял подобные задачи. Примеры или референсы хорошо дополнят задачу, внесут ясность и помогут сформировать более четкое представление о результате, который вы хотите получить. Например, если вы просите коллегу сделать баннеры для рекламы, то полезно будет отправить ему несколько других баннеров, которые использовались ранее, или баннеров конкурентов.

4. Отсутствие альтернативных вариантов решения. При постановке задачи стоит предусмотреть несколько альтернативных решений на случай, если желаемый для вас вариант нельзя реализовать по объективным причинам. Давая альтернативы, вы даете коллеге возможность выполнять работу спокойно.

5. Все вопросы должны быть заданы. Прежде чем отпустить коллегу в удивительный мир решения задачи, убедитесь в том, что он ее понял. Самое простое — поинтересоваться, остались ли у него вопросы. Проблема здесь заключается в том, что слишком часто люди автоматически говорят «нет». Они могут либо ошибочно думать, что поняли задачу, либо стесняться переспросить. Поэтому лучше лишний раз убедитесь в том, что собрат (или сосестра) по работе услышал и понял то, что вы сказали.

Что еще нежелательно = нельзя

• Ставить задачи агрессивным тоном. Определенные обстоятельства, в том числе чрезвычайные ситуации на грани жизни и смерти, допускают такое. Но в остальных случаях нужно бороться с этой привычкой, а лучше — отказаться от нее.
• Отвечать на вопрос «почему?» в стиле «потому что я так хочу» или «потому что так надо». Расскажите, аргументируйте, погрузите человека — это не сложно.
• Просить нескольких людей выполнить одну и ту же задачу. Зачем устраивать неоправданные конкурсы?

Как рекомендуем

1. Не забывайте о контексте. Люди делают больше и лучше, когда понимают задачу и ее важность в контексте цели.

2. Будьте конкретными. Обозначьте, в какой момент задача может считаться выполненной, поставьте конкретный, а главное — адекватный дедлайн. 

• «Сделай по-быстренькому» — не вариант.
• «Давай мигом» — еще хуже.
• «Нужно было еще вчера» — забудьте эту фразу.

«Давай посмотрим промежуточный результат 6 мая до полудня» — это другое дело. Так держать!

3. Настройтесь на позитивную коммуникацию. Важен и тон, и слова, которые вы скажете — они должны восприниматься как позитивные и дружелюбные. От этого будет зависеть отношение человека к делу, да и к вам.

4. Дайте коллеге задать всевозможные вопросы. Этот подход способствует укреплению связи между сотрудниками и повышает вероятность успешного результата.

5. Укрепляйте доверие. Боритесь с внутренним диктатором и постоянным стремлением контролировать все процессы.

6. Конструктивно критикуйте, заслуженно благодарите. Если задача выполняется не очень, поговорите с коллегой, объясните свою точку зрения, выслушайте его мнение. А если все отлично, не забывайте поблагодарить и похвалить.

Вместо заключения

Итак, важно понять, что ваши коллеги — не участники «Битвы экстрасенсов»: они не умеют читать ваши мысли, они не должны самостоятельно додумывать суть задачи. Поэтому постарайтесь озадачивать их максимально понятно и подробно.

Все наши советы просты и практичны, легки в применении, а главное — работают. Используйте их, чтобы сформировать сильную команду, комфортно и эффективно работать, да и просто упростить жизнь себе и коллегам.